Vuosi sinne, päivä tänne

[Kyuu Eturautti]

Kollegani kanssa kävimme pari päivää takaperin mielenkiintoisen keskustelun. Kyselin, että montakos kertaa hän muistaa tehneensä tunnissa saman työn mikä toiselta firmalta vie kuukausia, jos edes sitten onnistuu. Pikaisen ajatusten vaihdon jälkeen totesimme, että olemme molemmat syyllistyneet tähän samaan ylitehokkuuteen. Kuluvana päivänä havaitsin taas saaneeni yksin aikaiseksi muutamassa tunnissa enemmän kun mihin toisen talon puuhajengi pystyi parissa kuukaudessa.

Luonnollisestikin pienen yrityksen pyörittäjänä olen valmis näissä aiheissa ottamaan kehuja vastaan ja laittamaan moraalisia lisäpisteitä työntekijöiden ammattitaidon puoleen. On kuitenkin myönnettävä, että asiassa voi olla takana muutakin. Tällä bittien väännön alalla kun asioita voi tehdä niin monella tapaa. Tämä on johtanut siihen, että joissain yrityksissä on vähemmän väkeä tekemässä työtä ja enemmän väkeä miettimässä miten tämän väkimäärän pitäisi tehdä työnsä. Metodi on tullut lopputulosta tärkeämmäksi, eikä huusissakaan sovi käydä ilman seitsemää ISO9001-sertifioitua lomaketta. Saakohan niillä edes pyyhkiä?

Tuntuu, että joka maailman alalla metodihakuisuus valtaa alaa. IT-alalla se voi näkyä satakertaisena (en liioittele!) laskuna vaihtoehtoiseen, määrätietoiseen työtapaan verrattuna. Terveydenhuollossa se voi näkyä hurjana määränä esimiehiä pieneen hoitaja- ja lääkärimäärään suhteutettuna. Ajoittain työtavan suosiminen on toki tärkeää, mutta arvelen nykymaailmassa moisen olevan turhaa useammin kuin yhdeksän kertaa kymmenestä. Onkin sinänsä huvittavaa, että armeija, jossa metodihakuisuus on kaikki kaikessa, kehtaa mainostaa itseään sanoin "tee työtä jolla on tarkoitus". En tiennytkään, että pelkkä työtavan noudattaminen on itseisarvoisesti hyödyllistä.

Olen mielestäni lähes onnellinen mies, kun saan työssäni keskittyä melko usein asioiden tekemiseen, välittämättä tarvetta enempää työtavoista. Pidän tärkeänä asioiden saamista aikaan eikä minua juurikaan kiinnosta miellyttää formaattityöntekemisestä luennoivaa paskontärkeää konsulttia. Edellisessä työpaikassa sain käyttää tarpeeksi monta päivää kirjoittaakseni ISO-sertifiointiraportteihin sivuja, joita ei kukaan lukenut, tarvinnut saatika halunnut. Se värikopiokoneella sutaistu sertifikaatti oli vain niin tärkeä juttu firman aulassa.

Kuten varmasti pääosa meistä, koen olevani jonkinlainen seppä, tai ainakin osaava harjoittelija omalla alallani. En tokikaan väitä tuntevani muita aloja tällä tapaa, joten kyselenkin uteliaana kuinka moni muu on havainnut alallaan tällaista "tee työtä jolla on tekotapa" -asennetta? On hienoa pitää kirjaa, on hyvä tehdä asiat kerralla oikein ja on tärkeää jättää siisti työn jälki taakseen. Siihen se saisi kuitenkin puolestani jäädä. Ehkä juuri siksi koen olevani onnellisempi pienen porukan työmaalla suuren maailman sijaan.


PS. Valitan lähes parin viikon poissaoloani. Tämä tarina kertoo osan siitä, mihin aika meni mutta saatavuutta heikensi työmatka sekä kunnon heikkeneminen. Josko se vakuutusyhtiö kohta jo uskoisi että tajun menettäminen viidesti päivässä tarkoittaa jotain vikaa miehessä olevan.

[Pohto]

Kyuu on palannut. Mielenkiintoisia ajatuksia. Tässä jotain kommentteja:

Kuluvana päivänä havaitsin taas saaneeni yksin aikaiseksi muutamassa tunnissa enemmän kun mihin toisen talon puuhajengi pystyi parissa kuukaudessa.

Minusta tässä ei ole kysymys metodeista, vaan yksinkertaisesti ammattitaidosta. Toisen talon porukka ei ole jostain syystä osannut tehdä sitä tehtävää, mikä heidän on pitänyt tehdä. Syitä siihen, miksi näin on, voi olla monia. IT-alalla on usein kysymys kokemuksesta. Jos tiedät miten jokin homma tehdään, pystyt tekemään asian helposti murto-osassa siitä ajassa, jossa joku toinen sen tekee.

Tämä on johtanut siihen, että joissain yrityksissä on vähemmän väkeä tekemässä työtä ja enemmän väkeä miettimässä miten tämän väkimäärän pitäisi tehdä työnsä.

No tämä on ehdottomasti ääriesimerkki, mutta valitettavasti näinkin voi käydä. Täytyy kuitenkin muistaa, että mitä laajempaa ja monimutkaisempaa ohjelmistoa kehitetään, sitä enemmän täytyy työtä myös ohjailla. Kerron nyt esimerkin siitä mitä tarkoitan:

Jokunen vuosi sitten olin asiakaskäynnillä suuressa suomalaisessa mediatalossa. Heillä oli eräs ohjelmisto, jonka joku guru oli käytännössä yksin koodannut pari vuotta sitten. Ikävä kyllä ohjelmisto oli alkanut kaatuilemaan muutaman tunnin välein ja sen käyttö muuttui koko ajan työläämmäksi. Guru oli koodannut ohjelmiston, mutta ei ollut dokumentoinut sitä mitenkään. Tässä vaiheessa lieneekin jo selvää, että kyseinen guru oli jo aika päiviä sitten jättänyt tämän mediatalon.

Minun ja kollegani tullessa paikalle tilanne oli katastrofaalinen. Firmalla oli töissä kaksi teknistä asiantuntijaa, joista toinen oli juuri valvonut edellisen yön buuttailemassa kyseistä softaa. Toinen vaikutti vielä kypsemmältä, koska ei ollut päässyt lomalle yli kahteen vuoteen.

Kyseisen ohjelmiston korjaus ja dokumentointi vaati meiltä lopulta useamman ihmisen täyspäiväisen työpanoksen useiden kuukausien ajaksi. Lisäksi se vaati satunnaisempaa konsultointia lukuisilta muilta asiantuntijoilta. Mediatalolle tule varmaankin kohtuullisen halvaksi teettää tämä softa aikoinaan. Ikävä kyllä sen korjaus taisikin sitten maksaa moninkertaiseksi.

Tässä ehkä esimerkki, miksi joskus kannattaa kuitenkin dokumentoida ja suunnitella kunnolla. Kaikkea ei voi tehdä hihasta ravistamalla.

Edellisessä työpaikassa sain käyttää tarpeeksi monta päivää kirjoittaakseni ISO-sertifiointiraportteihin sivuja, joita ei kukaan lukenut, tarvinnut saatika halunnut. Se värikopiokoneella sutaistu sertifikaatti oli vain niin tärkeä juttu firman aulassa.

Nämäkin asiat riippuvat projektista. Jos tehdään esimerkiksi lentokoneiden ohjaussoftaa, on aivan välttämätöntä noudattaa yleisesti hyväksyttyjä teollisuusstandardeja. Softaa ei voida tehdä asenteella, nyt se kääntyy, nyt se toimii, hyvä unohdetaan.

[Anna-Emilia Piirainen]

Monta hyvää pointtia jälleen Kyuun tekstissä. Olen samaa mieltä siinä, että varmasti monissa isoissa firmoissa olisi tehostamisen varaa, jolloin muodostuisi säästöjäkin. Mutta valitettavasti joissain isommissa firmoissa ensin täytyy hommata ne ihmiset miettimään, miten toisten tulisi työnsä hoitaa, ennen kuin voidaan ryhtyä tehostamistoimenpiteisiin.

Esim. edellisessä työpaikassani oli 3 alueeallista konttoria ympäri Suomen. Koska missään vaiheessa ei kukaan ollut konseptoinut sihteereiden työtä, oli työtapoja melkein yhtä monta kuin oli sihteereitäkin. Tähän lisättynyt kommunikaation puute kolmen aluekonttorin välillä, johti tilanne siihen, että jokaisessa konttorissa keksittiin pyörä uudestaan monta kertaa. Nyt päälliköt ovat konseptoimassa sihteereiden työnkuvaa, mikä on mielestäni loistava juttu, koska silloin työn taso on sama alueesta riippumatta ja työ tehostuu. Toki tämä edellyttää sitä, että suunnitellut työtehtävien toteutukset tulee olla alunperinkin tehokkaita.

Kuten Kyuukin sanoi, on pienessä yritykesssä helpompaa tehostaa työtä ja jättä turha paperin pyörittely. Vaikka byrokratian pyörittämiseen suurissa yrityksissä ja konserneissa tuhrautuukin suuri määrä aikaa, on se valitettavasti usein perusteltua. Muulla tavoin homma varmasti räjähtäisi käsiin. Olen kuitenkin sitä mieltä, että isommissa yrityksissä pitäisi välillä kuitenkin suunnata se katse peiliin, ja miettiä, olisi sittenkin tullut säädettyä turhaa paperin pyörittämistä, josta voitaisiin luopua.

[Jaakko Kojo]

Vielä, kun olin töissä ja yksikkömme oli pieni, työ kävi kuin tanssi. kepeästi ja vaivattomasti. Sitä mukaa, kun firma kasvoi ja fuusioitui, työtavat jäykkenivät. Tuli uusia ohjelmia, jotka rajoittivat työntekoa ja vanhoja hyviä ja nopeita tapoja hylättiin. Esimiehet eivät koskaan sulattaneet kopiointia ja linkitystä. Oli kirjoitettava samoja numeroita "kynnet verellä" ohjelmasta toiseen. Sain siinä työssä varmaan syyn eläkkeelle. Lyhyt sähköinen muistini meni rikki. Nyt eläkkeellä ei ole ongelmia, kun voi tehdä asiat siinä järjestyksessä kuin huvittaa. Ihanaa.

[Kyuu Eturautti]

Pohto puhuu etenkin IT-alan näkökulmasta vahvaa asiaa dokumentoinnissa. Se on paitsi oma, myös muiden etu - eikä pienyritys voisi kovin kauaa toimia alalla, ellei sillä olisi maine hyvästä dokumentoinnista. Täysin ristiriitaista on se, että iso, hidas firma ei saa sitä aikaiseksi siinä missä pienempi. Ennen tilausta on kyllä tullut papereita ja sopimuksia mappitolkulla, mutta kun työt on tehty, koodissa ei ole dokumentointia eikä sitä ole erikseenkään. Uskomatonta touhua. Vaikken ole koodaaja, ymmärrän hyvin että koodin hyvä dokumentointi ja lähdekoodin toimitus asiakkaalle ovat paras vakuutus.

A-E Piiraiselta ja J Kojolta tuli toinen tärkeä pointti, jota olen koittanut vuosikymmenen jankata, usein turhaan: tietotekniikka on työkalu, ei lopputulos. Jos ohjelmistot eivät auta työntekoa, niitä on turha väkisin käyttää. Tietotekniikan pitäisi tehdä likaisia töitä puolesta, säästää aikaa ja hermoja. Aina niin ei käy. Miksi hitossa semmoiset ratkaisut pitäisi hyväksyä?

[Pohto]

A-E Piiraiselta ja J Kojolta tuli toinen tärkeä pointti, jota olen koittanut vuosikymmenen jankata, usein turhaan: tietotekniikka on työkalu, ei lopputulos. Jos ohjelmistot eivät auta työntekoa, niitä on turha väkisin käyttää.

Tämä on harvinaisen totta. Ei pidä väkisin käyttää ohjelmistoja, jos niistä ei ole mitään hyötyä. On toki totta, että monessa paikoin ohjelmistoista olisi hyötyä, mutta valitettavasti ihmiset eivät osaa niitä käyttää.

Esimiehet eivät koskaan sulattaneet kopiointia ja linkitystä. Oli kirjoitettava samoja numeroita "kynnet verellä" ohjelmasta toiseen.

Mikäli jossain ihan oikeasti kopioidaan ohjelmistosta A käsin kirjoittamalla tietoja ohjelmistoon B, ollaan jo pahasti hukassa. Tietenkin jos kopiointi on kertaluontoinen ja siihen menee kohtuullisesti aikaa, voin sen jotenkin ymmärtää, mutta pitkän tähtäimen ratkaisuna en.

Olen kuullut, että esimerkiksi terveydenhuollossa printataan ensin paperille jotain tietoja, jotka sitten paperilta kopioidaan toiseen järjestelmään. Kun vielä ajatellaan, että tätä työtä tekevät koulutetut sairaanhoitajat, joiden pitäisi hoitaa potilaita eikä pelleillä tämmöisten asioiden kanssa, ollaan todella metsässä. Onkohan missään tehty tutkimusta, jossa arvioitaisiin, paljonko tämmöiseen hölmöilyyn oikein palaa rahaa.

[Kyuu Eturautti]

Onkohan missään tehty tutkimusta, jossa arvioitaisiin, paljonko tämmöiseen hölmöilyyn oikein palaa rahaa.

Kertomus: Ei nyt ollu terveydenhuollosta kyse, mutta eräs kaupan alan operaatio. Siellä oli tehty uusi järjestelmä tilausten syöttöön, joka oli varsin tehokas ja myyjien pitämä. Toimituksissa, laskutuksessa ja muissa taustatöissä oli kuitenkin vanha järjestelmä, johon ei pystynyt automaattisesti syöttämään tilausdataa. Uusi järjestelmä säädettiin tulostamaan erityisesti muotoiltuja lappuja, jotka tilausten käsin syöttäjän oli mahdollisimman helppo lukea. Täten tietojen syöttö uudesta vanhaan sujuisi melko nopeasti.

Kustannukset: yksi henkilö teki tätä hommaa vähintään puolet työpäivästään. Työergonomiaa piti säätää isosti ettei ranteet kuolisi tuossa hommassa ja silti sairaspoissaoloja oli paljon.

Taustatarina: Olikohan kuukausi-pari sitten kun meni eräs IT-alan pieni firma konkurssiin. Olivat tehneet terveydenhoitoalalle varsin fiksuja ja kehuttuja ohjelmistoja. Isot firmat kuten Tietoenator eivät kuitenkaan suostuneet avaamaan rajapintoja lain vaatimalla tavalla ja pikkufirma ei voinut toimia, koska isot estivät muiden firmojen ohjelmien käytön rinnalla. Tämä rajapintojen avaamatta jättäminen on myös yleisin syy yllä kuvatulle turhalle työlle.

Taustafakta: Moiset esteet ovat 5% teknisiä, 95% periaatteellisia, oman edun suojelua lähinnä isojen firmojen tiimoilta. Tuosta 5%:sta laiskuutta tai osaamisen puutetta (tai näiden yhdistelmää) on valtaosa.

Ilonpilaaja: Joskus -HARVOIN- tietoja pitää pienessä määrin käsin kopioida, kun järjestelmiä ei voi linkata tietoturvasyistä. Yksi esimerkki on työterveydenhuolto, jos yrityksellä on oma terveysasema. Terveysasemalla voi olla sekä talon verkon että terveydenhuoltoverkon yhteyksiä ja näitä ei saa yhdistää fyysisesti millään tapaa. Tämä juridinen ongelma/haaste ei koske esim. yksityisiä terveysasemia, vaikka talossa olisi useita eri yrityksiä (esim. Koskiklinikka). Näissä toki kävijältä tarvitaan nimikirjoitusta rekisteritietojen jaon hyväksyntään ja jos asiakas ei suostu, käsittely on hitaampaa. Juridisesti pätevä ja asiakkaalle mainio ratkaisu, joka jättää myös vaihtoehdon.